Претрпана поштанска пошта је лоша вест. Није само тешко пронаћи важне е-адресе, већ ћете свакодневно добивати све мање мотива за отварање апликације Маил. Шта можете учинити да избегнете неред у порукама? Једноставно оптимизујте Оутлоок пријемно сандуче користећи 5 једноставних корака у наставку.
Ако сте се икада осећали нелагодно гледајући долазне е-поруке, овај чланак је за вас. Престаните да дозволите да се е-адресе гомилају и обузимају вас обавештењима једноставном оптимизацијом пријемног сандучета. Не морате стално да надгледате пошту и сатима непрестано покушавате да све очистите. Само погледајте ових 5 једноставних корака у програму Оутлоок за Мицрософт 365 и нека се све среди за вас.
Белешка : Већина ових функција односи се на Оутлоок за Мицрософт 365 / Оффице 365. Међутим, неке од њих су доступне и путем Мицрософтове услуге е-поште Оутлоок.цом.
Оптимизујте Оутлоок пријемно сандуче у 5 једноставних корака
Погледајмо како можете да постанете Оутлоок професионалац у организовању ваше поште и коначно постигнете оно пријемно сандуче са нултим обавештењем о којем сте сањали.
1. Очистите брисањем дупликата е-адреса
Да ли сте знали да Оутлоок има аутоматизовани алат за брисање дупликата е-адреса? Сада ти. Користите ову функцију да бисте брзо смањили број е-адреса које требате прегледати сваки дан у само неколико кликова.
- Отворите пријемно сандуче које желите да обришете. Обавезно задржите подразумевано Кућа таб - можете да проверите на којој се картици налазите тако што ћете погледати интерфејс заглавља Риббон.
- Проширите Поспремити падајући мени, а затим одаберите било који Очисти мапу или Очистите разговор , у зависности од ваших потреба.
- На екрану ће се појавити упит. Потврдите да желите да обришете конверзацију или фасциклу и погледајте како се смањује број непрочитаних е-адреса у вашој пријемној пошти.
Оно што је добро у вези са функцијом Чишћење је чињеница да се све избрисане ставке могу опоравити на одређено време. Можете их пронаћи у Избрисане ставке на бочној страни вашег Оутлоок прозора.
2. Направите фасцикле за е-пошту
Имати сваку своју долазну пошту у једној фасцикли могло би вас збунити. Наравно, нежељена пошта се обично сортира у категорију нежељене поште, али све остало је на вама. Лично препоручујем постављање неких основних мапа и сортирање долазне поште сваког дана.
Пратећи Довршење ствари ® или ГТД ® методологијом организовања задатака, лако можете побољшати продуктивност помоћу програма Оутлоок. Прво треба да направите три различите фасцикле:
- Примљено (подразумевано) - Оставите важне е-адресе у подразумеваном сандучету. То би требало да буду поруке на које можете одмах одговорити или им требате хитно присуствовати.
- Урадити - Превуците нехитне е-адресе у ову фасциклу. Можете да будете јасни у пријемном сандучету и приклоните се тим порукама касније током дана.
- Пратити - Преместите имејлове у ову фасциклу коју сте ставили на чекање, на пример одговоре на које чекате или задатке које сте одложили.
- Подсетници - Неки имејлови уопште не захтевају да им одговорите. Држите их у посебној фасцикли како бисте се увек могли лако осврнути и пронаћи их.
Белешка : Да бисте креирали нове фасцикле, једноставно кликните на фасциклу „Примљено“ и изаберите Нова фасцикла. Овде само укуцајте име и притисните ентер.
Требало би да започнете сваки дан сортирањем имејлова у ове категорије, а затим закажите време које ће касније тежити директоријуму Обавезе. Обавезно будите доследни овоме! Можете да сортирате примљене е-поруке током дана.
Ако је потребно, не бојте се да направите више директоријума, овај метод треба персонализовати само за вас и за вас.
3. Користите приказ задатака
Да ли сте знали да можете да креирате задатке из е-поште? Кад год примите поруку коју желите да претворите у задатак, једноставно је превуците у икону листе задатака програма Оутлоок да бисте отворили чаробњак за подешавање задатка. Овде свом задатку можете дати име, опис, па чак и подсетник.
Ако поставите подсетник, задаци ће се појавити слично подсетнику на састанак у одређено време. Ово вам омогућава да останете организовани и лако креирате задатке, директно из долазне е-поште.
4. Поставите правила за аутоматско сортирање долазне поште
Правила вам омогућавају да аутоматски премештате, означавате и одговарате на поруке е-поште, што олакшава управљање Оутлооком. Правила можете да користите за репродукцију звукова, премештање порука у фасцикле или за аутоматско приказивање упозорења о новим ставкама.
Лично сматрам најкориснијим правилом могућност премештања предмета од одређеног пошиљаоца или са одређеним кључним речима у линији предмета у другу фасциклу. То значи да ће се, ако су испуњени одређени критеријуми, е-пошта преместити у наведено сандуче без да је морате додирнути.
Ево основног водича о постављању правила у програму Оутлоок.
- Кликните десним тастером миша на поруку у пријемном сандучету или другој фасцикли е-поште и изаберите Правила .
- Изаберите једну од опција. Да бисте видели више опција, изаберите Створи правило .
- У Створи правило дијалошком оквиру, одаберите један или више од прва три поља за потврду.
- У Урадите следеће ако желите да правило премешта поруку у фасциклу, означите Преместите ставку у фасциклу кутија.
- Изаберите одредишну фасциклу из Изабери фасциклу дијалог који се појави, а затим кликните У реду .
- Кликните У реду још једном да сачувате своје правило.
5. Искористите предности категорија
Кодирање е-поште у боји помоћи ће вам да лако препознате и групишете повезане ставке у програму Оутлоок. Можете да бирате између скупа задатих категорија или да креирате сопствене, а затим да доделите категорије Оутлоок е-порукама.
Да бисте додијелили категорију боја из окна за читање или отворене поруке, одаберите Категоризирати од Ознаке групу на траци и изаберите категорију са листе.
Последње мисли
Ако желите да прочитате још чланака повезаних са модерном технологијом, размислите о претплати на наш билтен. Редовно објављујемо водиче, новинске чланке и водиче који ће вам помоћи у свакодневном технолошком животу.
